Функциональные особенности

Возможность постепенного наращивания функционала позволяет начать с использования минимального набора необходимых функций и последовательно осуществлять расширение используемых функциональных возможностей системы (принцип "от простого к сложному").

Набор используемых функций РЦК в рамках отдельной Корпорации может варьироваться в зависимости от ее текущих и перспективных потребностей и поставленных для решения задач.

Ключевые функциональные возможности РЦК:

Централизованное ведение корпоративной справочной информации (НСИ)

Мониторинг движения финансовых потоков

Ведение Бюджета движения денежных средств, БДДС (лимиты, план поступлений)

Учет поступлений финансовых средств

Настройка движения расходных документов

Контроль лимитов

Учёт расходования финансовых средств

- Отражение расходов по факту проведения операций

- Упрощённая схема ведения расходов

- Заявочная схема ведения расходов

Формирование платёжного календаря

Ведение, учёт и контроль движения финансовых потоков по договорам и обязательствам

Валютные операции

Планирование бюджета

Управление счетами подразделений, дочерних и аффилированных структур

Централизованное ведение корпоративной справочной информации (НСИ)

Ведение НСИ в системе РЦК осуществляется путем заполнения и поддержания в актуальном состоянии справочников системы, используемых при реализации бизнес-процессов.

Справочники – это наборы данных, которые редко изменяются в процессе повседневной работы (например, список организаций, банков, счетов и т.д.), но постоянно используются для создания и обработки различных документов. Использование справочников позволяет избежать ошибок при вводе данных, а также увеличить скорость ввода данных в документы.

Основополагающие справочники РЦК:

- Справочник Организаций (в т.ч. контрагентов)

- Справочник Счетов организаций

- Справочник Перечень Банков

- Справочник валют с историей курсов

- Справочник Центров ответственности

- Справочник Периодов планирования

Справочники, позволяющие вести контроль и учет финансовых потоков в дополнительных аналитических разрезах:

- Справочник Кодов бюджетного классификатора

- Справочник Договоров

- Справочник Проектов

- Справочник Видов расчетов

- Справочник Видов финансирования

Состав и структура аналитических справочников легко адаптируются в соответствии с потребностями конкретной Корпорации.

Мониторинг движения финансовых потоков

Мониторинг движения финансовых потоков достигается путем сбора всей информации о фактическом осуществлении операций Подразделениями Корпорации.

Операции по движению финансовых средств в системе РЦК отражаются путем выполнения алгоритмов электронного документооборота.

В системе РЦК возможно проведение следующих видов мониторинга:

- мониторинг остатков на расчетных счетах Подразделений;

- мониторинг движения финансовых потоков в необходимых аналитических разрезах;

- мониторинг исполнения БДДС в режиме реального времени;

- мониторинг исполнения договоров и обязательств в режиме реального времени;

- мониторинг состояния отдельных электронных документов;

- мониторинг состояния списков групп электронных документов (использование системы фильтров).

Ведение Бюджета движения денежных средств, БДДС (лимиты, план поступлений)

БДДС (бюджет движения денежных средств) представляет собой финансовый план расходов и поступлений, составляемый для Группы компаний, Корпорации, Холдинга, в разрезе организационно-финансовых единиц на определенный период (год, квартал, месяц). Доходная и расходная части БДДС содержат указания на источники поступления и направления расходования средств, как правило, представленные в виде классификации.

Структура строк БДДС, как правило, состоит из следующих показателей:

центр ответственности;

период;

КБК (код бюджетного классификатора);

сумма.

Формирование БДДС в системе РЦК осуществляется путем заведения лимитов расходования финансовых средств и плана поступлений финансовых средств.

При этом в системе РЦК расширены возможности классического ведения БДДС:

· в зависимости от потребностей Корпорации структура строк БДДС может быть дополнена путем добавления прочих аналитических показателей, например: проект, вид финансовых средств, вид расчетов;

· возможно разграничение задания периодов планирования для различных статей поступлений и расходов, например затраты по текущей деятельности могут планироваться поквартально, затраты по инвестиционной деятельности - по месяцам.

· создание дополнительных настроек контроля исполнения БДДС (настройка нелимитируемости, настройка допустимого превышения суммы лимита).

· многоконтурность контроля лимитов.

Учет поступлений финансовых средств

Поступления финансовых средств могут учитываться:

· автоматизировано, путем импорта документов в систему;

· вручную, путем формирования пользователем документов, отражающих факт совершения операции.

При использовании каждого из указанных вариантов возможно применение дополнительной аналитики для разбора поступлений, позволяющей вести мониторинг и получать отчетность в требуемых аналитических разрезах, отчетность по исполнению БДДС, договоров.

Настройка движения расходных документов

В зависимости от различных факторов для отдельных Подразделений, а также по отдельным направлениям финансовых средств возможна необходимость исключения ряда расходных операций из общего порядка контроля и акцепта.

Для этого в системе РЦК реализованы следующие настройки:

· автоматический акцепт – автоматический перевод системой электронного документа на этап исполнения расходной операции в случае положительного результата контроля лимитов (БДДС) (или если контроль лимитов отключен) и присутствия у документа определенных значений, заданных настройкой аналитических классификаторов;

· настройка нелимитируемости – отключение контроля лимитов (БДДС) по определенным значениям аналитических классификаторов.

Контроль лимитов

Контур контроля представляет собой совокупность аналитических и финансовых показателей, используемых Корпорацией для планирования и учета движения финансовых средств.

Для каждого контура устанавливаются индивидуальные правила и алгоритмы прохождения контролей платежных документов.

Система координат контуров контроля отличается только аналитическими классификаторами. В каждом контуре контроля всегда присутствуют: Центр ответственности, лимит на период.

Многоконтурный контроль лимитов может использоваться при раздельном планировании по разным аналитическим показателям и периодам планирования – например, по кодам бюджетной классификации – в разрезе кварталов, по проектам – в разрезе месяцев.

В системе возможны следующие настройки для контуров контроля:

· набор лимитообразующих координат контура, по которым осуществляется планирование по контуру и ведется контроль лимитов;

· настройка нелимитируемости для каждого ЦО для каждого контура;

· настройка алгоритма контроля документов по контуру (допустимый % превышения суммы лимита).

Прохождение документов по отдельным контурам контроля задается в системе РЦК с помощью установления дополнительного признака.

После прохождения многоконтурного контроля документ переходит на этап акцепта, дальнейшая обработка документа является стандартной для заданной схемы осуществления расходов.

Учет расходования финансовых средств

Приведенные ниже схемы используются в случаях, когда контроль за возникновением обязательств по оплате и поступлению финансовых средств осуществляется в другой учетной системе. В системе РЦК в этом случае осуществляется контроль непосредственно за движением финансовых потоков по возникшим обязательствам и консолидация отчетной информации.

Отражение расходов по факту проведения операций

Использование данной схемы может осуществляться в следующих случаях:

· при начальном использовании системы РЦК – ввод данных за прошедшие периоды;

· при становлении системы бюджетирования в Корпорации, на начальной стадии организации казначейской структуры, при высокой степени самостоятельности Подразделений Корпорации – для сбора, консолидации и анализа информации о движении финансовых средств, получения отчетности об исполнении БДДС, исполнении договоров.

При этом Управляющая компания получает возможность собрать информацию об эффективности исполнения БДДС, оценить состояние финансовых средств Корпорации в целом, минимизируя вмешательство в бизнес-процессы Подразделений.

Полученные данные Управляющая компания может использовать для принятия управленческих решений в части дальнейшего развития и становления системы бюджетирования в Корпорации, организации работы казначейской структуры, оптимизации процесса исполнения БДДС.

Необходимо отметить, что отражение расходных операций по факту может осуществляться как в автоматизированном режиме (путем импорта документов), так и в ручном (оператором).

Упрощенная схема ведения расходов

Упрощенная схема ведения расходов заключается в работе с одним электронным платежным документом системы, который совмещает и бюджетные, и платежные функции.

В данной схеме платежный документ формируется пользователем (или импортируется в систему РЦК) с заполнением всех необходимых реквизитов документа, в том числе аналитических признаков.

Далее, в зависимости от выбранных алгоритмов работы, платежный документ:

· направляется на исполнение, без прохождения предварительных контролей, согласования, акцепта ответственным исполнителем, или

проходит процедуру согласования, акцепта ответственным исполнителем и только после этого отправляется на исполнение, или

· проходит контроль лимитов, акцептуется ответственным исполнителем или автоматически при положительном результате контроля и только после этого направляется на исполнение.

Факт совершения расходной операции может быть отражен как в автоматическом режиме (путем импорта в систему РЦК банковской выписки), так и вручную оператором.

Использование данной схемы осуществления расходов наиболее эффективно для Корпораций, где Казначейская структура (или подразделение Управляющей компании Корпорации, осуществляющее его функции) осуществляет только мониторинговые и контрольные функции. Функция исполнения расходов (подготовка и проведение платежных документов) и управление собственной ликвидностью выполняется непосредственно Подразделениями Корпорации на местах.

Таким образом, использование данной схемы позволяет:

· Управляющей компании:

- получать актуальную консолидированную информацию о движении и остатках финансовых средств по всем Подразделениям;

- выполнять предварительный контроль и акцепт проведения расходных операций, предотвращать осуществление операций без согласования в Управляющей компании;

- получать отчетность в режиме реального времени об исполнении БДДС, договоров, движении финансовых средств в необходимых разрезах.

· Подразделению:

- сократить временные затраты на подготовку документов путем совмещения бюджетных и платежных функций в одном документе;

- осуществлять мониторинг движения собственных финансовых средств;

- осуществлять предварительный контроль собственных платежей по БДДС, договорам;

получать внутреннюю аналитическую отчетность, отчеты по исполнению собственного БДДС, договоров.

Заявочная схема ведения расходов

В данной схеме происходит распределение контрольных и платежных функций между двумя документами:

· Заявка на расход – осуществляет функцию инициализации платежа Подразделением, включает в себя информацию о направлении расходования средств, проходит этапы контроля, согласования и акцепта (в зависимости от выбранных алгоритмов).

· Платежный документ – формируется на основании Заявки на расход, выбранной к оплате, и осуществляет исключительно платежную функцию.

Использование данной схемы осуществления расходов наиболее эффективно для Корпораций с Централизованной казначейской структурой, осуществляющей не только мониторинговые и контрольные функции, но и функции исполнения расходных операций и/или управления ликвидностью всей Корпорации.

Формирование платежного календаря

При использовании заявочной схемы ведения расходов можно повысить эффективность управления ликвидностью Корпорации путем составления платежного календаря.

Платежный календарь – это скользящий подневный финансовый план, отражающий планируемые платежи и прогнозируемые поступления. Платежный календарь формируется по каждой позиции поступлений и выплат с указанием Центров ответственности, его реквизитов и реквизитов контрагента (в том числе расчетных счетов), аналитических классификаторов.

Отчетность по платежному календарю может выводиться с любым уровнем детализации: по банкам, расчетным счетам, контрагентам, КБК, Проекту (или другой аналитике), Подразделению или Корпорации в целом. Также существует возможность анализа включения каждой заявки в платежный календарь, остатка заявки для распределения по платежному календарю.

Расходная часть платежного календаря контролируется по БДДС на период планирования.

Платежный календарь позволяет оперативно рассчитать сальдо финансовых потоков, проанализировать планируемые остатки на расчетных счетах и определить необходимость перераспределения финансовых средств внутри Корпорации или пересмотра приоритетов расходования средств, необходимость краткосрочного заимствования или размещения временно свободных средств.

Проведение расходов осуществляется в соответствии с позициями утвержденного сбалансированного платежного календаря, что позволяет максимально обеспечивать целевое использование денежных средств и эффективно управлять остатками на расчетных счетах.

Организация работы с использованием технологии формирования платежного календаря по заявкам Подразделений подходит для Корпораций с выделенной казначейской структурой. При этом казначейские функции могут быть распределены как между Подразделениями, несколькими центрами управления, так и полностью централизованы в Управляющей компании.

Ведение, учёт и контроль движения финансовых потоков по договорам и обязательствам

Учет и контроль движения финансовых потоков может быть организован с использованием информации по договорам и обязательствам. Для этого в системе формируется централизованная база договоров и бездоговорных обязательств, осуществляется их классификация по видам, фиксируются условия поставки и оплаты. Сроки выполнения обязательств и в части поставки, и в части оплаты, могут быть указаны как в абсолютных величинах (заданные даты), так и в относительных (например, оплата в течение 10 дней с момента поставки).

Договоры или бездоговорные обязательства могут быть введены в систему с момента заключения, или может быть организована процедура электронного согласования документов ответственными лицами до подписания сторонами.

Использование функциональности с учетом договоров и обязательств позволяет Подразделению и Управляющей компании:

· получать актуальную информацию об исполнении договоров, обязательств, счетов-фактур (в разрезе контрагентов);

· контролировать исполнение сроков по договорам и обязательствам;

· оптимизировать состояние расчетов с поставщиками и покупателями;

· получать отчетность срокам исполнения договоров и спецификаций, актуальную информацию о текущей и просроченной задолженности по договорам и обязательствам;

· формировать как детальные отчеты (по каждому договору, обязательству и счету-фактуре), так и укрупненные: по контрагентам, КБК, Проекту, Подразделению, Корпорации в целом.

Заявка в схемах по исполнению договоров используется как документ, фиксирующий факт необходимости выполнения обязательства по оплате и инициирующий проведение расходной операции. Контроль сроков возникновения обязательств в перечисленных схемах может осуществляться вне системы РЦК.

При формировании платежного календаря с использованием данных по договорам и обязательствам существует возможность не только анализа остатков на счетах, но и анализа сроков и сумм остатков обязательств для выполнения. Данная функциональность позволяет повысить оптимизацию состояния расчетов с поставщиками и покупателями и эффективность управления денежными средствами.

Валютные операции

Для консолидации полной информации о движении финансовых средств в системе РЦК реализовано мультивалютное отражение операций, а также автоматическое приведение данных к единой учетной валюте.

Данная функциональность позволяет:

· осуществлять мониторинг оборотов и остатков на валютных счетах;

формировать в системе валютные документы;

· осуществлять контроль валютных документов по лимитам и проводить их предварительное согласование и акцепт;

· получать консолидированную отчетность об исполнении БДДС в единой учетной валюте;

· получать аналитическую отчетность о состоянии и движении валютных финансовых средств как в исходной валюте, так и в принятой учетной валюте;

· осуществлять расчет переоценки остатков валютных средств при изменении курсов валют;

· получать актуальную информацию о рублевом эквиваленте остатков валютных средств.

Планирование бюджета

Планирование бюджета включает в себя следующую функциональность:

· сбор информации по планируемым расходам и поступлениям на основе данных Подразделений;

· доведение контрольных цифр проекта бюджета до Подразделений;